Needed

Autor: Juan Pablo Canal de Velasco “Líder de equipo para plataformas norte de América Latina” GOOGLE

 

Cuando consideramos trabajar desde casa, a menudo pensamos que es un inconveniente menor, pero esto puede ser algo que no solo cambia la colaboración entre sus empleados, sino que también puede transformar la forma en que funciona su negocio. Si esto es positivo o negativo depende de cómo afronte estos desafíos.

Si bien la mayoría de las empresas creen que están listas para el cambio, la mayoría de las veces sus procesos no están alineados con esta idea. Solo puedo pensar en uno de mis primeros trabajos como vendedor de automóviles, donde no podríamos entregar un automóvil si no obtuviéramos la aprobación en una hoja de papel del departamento de finanzas.

Me di cuenta de esto durante 2019, cuando tuve que lidiar con un entorno dinámico y cambiante que incluía varios viajes de negocios y ser padre, lo que requiere que optimice realmente mi forma de trabajar desde casa.

Al igual que ese tiempo en el concesionario, hay muchas compañías que aún dependen de procesos antiguos y formas de realizar sus actividades cotidianas. Con circunstancias tan especiales como las que enfrentamos hoy, aquí hay algunas recomendaciones que me han ayudado en el pasado para garantizar que podamos cumplir nuestros objetivos mientras trabajamos desde casa:

1. Identificar y reducir las actividades clave que requieren contacto en persona.

Para que pueda abrazar la cultura de WFH (Work From Home), algunos roles y procesos deberán cambiarse a digital. Considere si estas actividades pueden ser reemplazadas por una alternativa digital, debido al tiempo que esto tiene que ver con la logística y la instalación de sistemas. Si tiene todo asignado, será más fácil evaluar la tecnología correcta para usar. Muchas herramientas de autoría de PDF pueden proporcionar y autenticar una firma digital, por ejemplo.

2. Transformar las reuniones en correos electrónicos.

Puede ser difícil darse cuenta, pero muchos de nuestros encuentros cara a cara en la oficina pueden reemplazarse fácilmente por un correo electrónico. Si bien esta podría ser una práctica recomendada independientemente de la naturaleza, tenga en cuenta que muchas reuniones se crean debido a la falta de seguridad psicológica de los participantes. A menudo he encontrado que el organizador quiere discutir algo, pero tiene miedo de ponerlo por escrito, ya que lo expondrá. La buena etiqueta del correo electrónico es crucial para hacer el cambio de reunión a correo electrónico.

3. Alinearse con los nuevos miembros de su equipo.

Puede que seas el veterano en tu oficina, pero para los miembros más nuevos lo que representa la FMH podría significar algo completamente diferente, especialmente si nunca antes lo habían hecho. Recuerde que la frustración es una cuestión de expectativas. Prepare un kit para recién llegados, que incluya las mejores prácticas y pautas para reuniones efectivas. Si su organización tiene horas de trabajo específicas, también es un buen momento para informarles cuál es el tiempo de respuesta para sus actividades y comunicaciones directas (correo electrónico, mensajes) durante un día laboral típico.

4. Aproveche la tecnología para la colaboración.

Si hay algo peor que una reunión innecesaria es intentar participar en una donde la tecnología empeora las cosas. Es responsabilidad de todos aprovechar al máximo la tecnología mientras se trabaja de forma remota. A este respecto, aquí hay algunos consejos adicionales:

• La colaboración no equivale a una videoconferencia. Acepte llamadas de teléfono móvil, mensajes directos o incluso desempolve el viejo teléfono fijo. Asegúrese de que todos entiendan que el video podría no ser necesario, especialmente si tienen una mala conexión. La prioridad debería ser transmitir el mensaje con la menor distorsión posible.
• Si colabora de forma remota, asegúrese de que su tecnología esté a la altura de la situación. Los empleados deben tener acceso a la infraestructura crítica tal como lo hicieron en las oficinas. Planifique con anticipación y configure el acceso VPN antes de que los empleados comiencen a trabajar desde su casa. Considere otorgarles un subsidio adicional para actualizar su plan de acceso a Internet (teniendo en cuenta la velocidad de carga) y comprar un auricular de calidad, la diferencia será evidente para todos.

5. Mantener hábitos saludables de oficina.

Una de las razones por las que la colaboración funciona muy bien en el lugar de trabajo es la suma de pequeños hábitos que construyen una comprensión más amplia del negocio. Tal vez pudiste cambiar tu pronóstico porque hablaste con el gerente de operaciones durante el café, o decidiste que podrías ahorrarle dinero a la compañía porque hablaste con la contabilidad de tu viaje. Presta especial atención en mantener estos hábitos mientras trabajas de forma remota:

1. Programe descansos de café / sociales para hablar sobre cosas diversas con sus compañeros como antes. Le dará una idea de las cosas más allá de su alcance y mantendrá la moral alta. Si usted es un gerente, aliente a sus reportados a hacerlo (no interfiera ni participe por la fuerza).
2. Cumpla con su horario anterior para cosas como comer y hacer ejercicio. Una queja común que he escuchado de compañeros de equipo y compañeros que trabajan remotamente es que su semana parece un día de trabajo sin fin. Puedo ver claramente por qué sucede esto cuando responden a un correo electrónico a las 23:00 o los veo comiendo en un VC. Tener un calendario único que combine el trabajo y las actividades personales es clave para conservar su estilo de vida tanto como sea posible mientras es efectivo. Recuerde poner eventos en privado si su calendario es compartido y se refiere a actividades personales, y si usted es un líder, considere estos espacios bloqueados como “sagrados” para sus colaboradores. Después de todo, todavía están trabajando como una forma de vida y no al revés.
3. Tener un espacio dedicado para trabajar. Si bien, en ocasiones, sentarse en su sofá puede resultar efectivo, se vuelve incómodo con bastante rapidez. Un espacio dedicado ayuda con todos los otros puntos mencionados anteriormente. Es un espacio físico que le permite trabajar de manera efectiva y mantiene la mentalidad de “trabajar desde casa”. Evita distracciones y le permite tener todo a la mano. No hay necesidad de volverse loco y comprar un escritorio de pie para el hogar, un espacio dedicado en su cocina o estudio servirá. Solo considera tener la menor cantidad de distracciones posible y trata de conseguir la silla más cómoda de la casa (a la larga, el sofá reclinable te lastimará el cuello después de tocar el regazo durante un par de horas).

Incluso si ya ha tenido en cuenta todos estos puntos, trabajar desde casa puede ser un desafío. Es importante tener esto en cuenta si está administrando un equipo que recientemente se ha alejado de su entorno de trabajo. Resulta que la empatía funciona tan bien digitalmente como en persona.

Si bien trabajar desde casa puede ser una medida temporal, el trabajo que realice trascenderá en la organización. Prepárese para medir el impacto y evite que caiga en el filtro de spam comunicándose en exceso con sus pares para destacarse.

Es clave mantener una cadencia saludable que tenga sentido para el negocio y la situación actual. A nadie le gusta ver que su bandeja de entrada se convierta en una fuente de noticias cuando intentan terminar el trabajo para manejar mejor una circunstancia extraordinaria.

Finalmente, también debería disfrutar de algunas de las ventajas de trabajar de forma remota. Aproveche el tiempo extra de no tener que viajar para tener un pase en ese libro que ha estado sentado en su mesita de noche durante semanas, pase tiempo de calidad con sus hijos usando el tiempo extra de su hora de almuerzo o establezca una cita con su pareja después de un duro día de trabajo. Puede que tenga que sacrificar la silla especial para este después de todo.